Job Purpose is to ensure efficient financial and administrative support for facility management operations by managing financial documentation, procurement processes, budget deviation control, contractor coordination, and equipment lifecycle. This role ensures compliance with contracts, accurate reporting, and effective collaboration with internal and external stakeholders to support the smooth operation of all facility-related activities.

Responsibilities:

Financial Documentation Management

• Receive, register, and verify acts, invoices, and service reports.
• Ensure compliance of documentation with contractual agreements.
• Maintain archives of all documents both electronically and physically.

Contractor Coordination & Documentation

• Verify work volumes and service delivery against contract requirements.
• Compile complete document packages for Finance review and processing.
• Support ongoing communication with contractors regarding documentation requirements.

Purchase Order (PO) Creation & Control

• Prepare POs for materials, works, and services.
• Monitor approval status through Procurement and Finance teams.
• Ensure expenditures align with budget allocations.

Budget Management & Financial Analysis

• Maintain financial expense files in accordance with budget allocations (OPEX/CAPEX).
• Prepare monthly financial reports and monitor budget deviations.
• Provide analysis of variances and recommendations for cost control.

Equipment Procurement & Depreciation Management

• Maintain a comprehensive list of equipment and purchased units.
• Monitor residual value and depreciation schedules.
• Evaluate usage periods and propose replacements when necessary.
• Support joint procurement activities, including preparation of POs and approvals.

Corporate Card Management (OMID)

• Prepare expense reports for corporate card transactions.
• Verify receipts, classify expenses, and ensure proper documentation.
• Archive all supporting documentation.

Technical Support Coordination

• Create and monitor requests for IT and technical support related to FM.
• Track ticket closure and resolution.
• Maintain a register of all FM-related system requests.

Requirements

• Bachelor’s degree in Facility Management, Engineering, or related field preferred.
• Proven experience in financial administration or facility management.
• Knowledge of procurement processes, POs.
• Proficiency in Microsoft Office, ERP, and financial software.
• Excellent organizational skills and attention to detail.
• Strong communication skills for internal and contractor interactions.
• Fluent Knowledge of Russian language, English language is desirable

How to apply:

Interested candidates can apply by sending their CV with the subject “Facility Administrative Support Specialist” to the e-mail address in the Apply for job button. Please note that only shortlisted candidates will be contacted for the next stage of the recruitment process.

Vəzifənin Məqsədi:
Maliyyə sənədlərinin idarə edilməsi, satınalma prosesləri, büdcə rəqəmlərindən yayınmalara nəzarət, podratçıların koordinasiyası və avadanlığın istifadə dövrünün izlənməsi vasitəsilə obyektin idarəedilməsi əməliyyatlarına effektiv maliyyə və administrativ dəstək göstərmək. Bu rol müqavilələrə uyğunluğu, dəqiq hesabatlılığı və daxili və xarici tərəfdaşlarla səmərəli əməkdaşlığı təmin edərək bütün obyektlə bağlı fəaliyyətlərin fasiləsiz işini dəstəkləyir.

Vəzifə öhdəliklər:

Maliyyə Sənədlərinin İdarə Edilməsi

• Aktların, hesab-fakturaların və xidmət hesabatlarının qəbulu, qeydiyyatı və yoxlanılması.
• Sənədlərin müqavilə şərtlərinə uyğunluğunun təmin edilməsi.
• Bütün sənədlərin elektron və fiziki arxivinin saxlanılması.

Podratçılarla Koordinasiya və Sənədləşmə

• Görülmüş işlərin həcminin və xidmətlərin müqavilə tələblərinə uyğunluğunun yoxlanılması.
• Maliyyə şöbəsinə təqdim olunması üçün tam sənəd paketlərinin hazırlanması.
• Sənəd tələbləri ilə bağlı podratçılarla davamlı kommunikasiya.

Satınalma Sifarişi (PO) Hazırlanması və Nəzarət

• Materiallar, işlər və xidmətlər üçün PO-ların hazırlanması.
• PO-ların Satınalma və Maliyyə şöbələrində təsdiqlənmə statusunun izlənməsi.
• Xərclərin büdcə məhdudiyyətləri çərçivəsində olmasının təmin edilməsi.

Büdcə İdarəçiliyi və Maliyyə Təhlili

• OPEX/CAPEX büdcələrinə uyğun olaraq maliyyə xərcləri üzrə faylların idarə edilməsi.
• Aylıq maliyyə hesabatlarının hazırlanması və büdcə üzrə kənarlaşmaların izlənməsi.
• Kənarlaşmalar üzrə təhlil və xərcə nəzarət üçün təkliflərin verilməsi.

Avadanlıqların Satınalınması və Amortizasiya İdarəçiliyi

• Avadanlıq və alınmış vahidlərin tam siyahısının saxlanılması.
• Qalıq dəyərin və amortizasiya cədvəllərinin izlənməsi.
• İstifadə müddətlərinin qiymətləndirilməsi və lazım olduqda yenilənmə təkliflərinin verilməsi.
• Birgə satınalma proseslərinə PO hazırlığı və təsdiqlər daxil olmaqla dəstək.

Korporativ Kart İdarəçiliyi (OMID)

• Korporativ kart üzrə xərclərin hesabatlarının hazırlanması.
• Qəbzlərin yoxlanılması, xərclərin kateqoriyalara ayrılması və düzgün sənədləşmənin təmin edilməsi.
• Bütün müşayiətedici sənədlərin arxivləşdirilməsi.

Texniki Dəstək Koordinasiyası

• Istismar şöbəsi ilə bağlı IT və texniki dəstək müraciətlərinin yaradılması və monitorinqi.
• Sorğuların bağlanma statusunun və həll prosesinin izlənməsi.
• Istismar şöbəsi ilə bağlı bütün sistem müraciətlərinin reyestrinin saxlanılması.

Tələblər

• Ali təhsil (İqrisaq, Mühəndislik və ya əlaqəli sahələr üstünlükdür).
• Maliyyə administrasiyası və ya obyektin idarəedilməsi sahəsində təsdiqlənmiş iş təcrübəsi.
• Satınalma prosesləri və PO-lar barədə bilik.
• Microsoft Office, ERP və maliyyə proqramlarında sərbəst işləmə bacarığı.
• Əla təşkilatçılıq bacarıqları və detallara diqqət.
• Daxili komanda və podratçılarla effektiv ünsiyyət bacarığı.
• Rus dili biliyi yüksək səviyyədə, ingilis dili arzuolunandır.

Müraciət Qaydası:

Maraqlanan namizədlər CV-lərini mövzu hissəsində “Facility Administrative Support Specialist” qeyd etməklə Müraciət Et düyməsində göstərilən elektron poçt ünvanına göndərə bilərlər.
Qeyd: Yalnız seçilmiş namizədlərlə növbəti mərhələ üçün əlaqə saxlanılacaq.