Division: CEO Office

Working schedule: 5 days a week, from 09:00 to 18:00. 

 Internal Committees management:

• Assist in the establishment/revision of Internal Committees’ charters and guidelines;
• Provide executive secretarial facilitation/support for Executive Management members and Committees;
• Align and process in accordance with the “AZCN Internal committees management guideline;
• Prepare committee materials/presentations, set up agendas, organize and attend the Committee meetings;
• Prepare, document, and retain the minutes, briefs, and protocols;
• Provide storage and archive of proper filings and records, including those of a confidential and sensitive nature.

External Committees coordination:

• Assist Corporate Center / Corporate Governance Function on coordination and managing of periodic external committees’ meetings;
• Prepare meeting materials/presentation pack, set up agendas;
• Ensure internal stakeholders’ alignment and invitation to External Committee meetings;
• Assist with the preparations of minutes and protocols;
• Align the final versions of Committee inputs and protocols with the Management;
• Share the final inputs with internal Management and Corporate Center;
• Organize and manage weekly Management meetings and other related regular meetings, presentation pack preparation, dissemination and when required Protocol preparations;
• Provide administrative assistance to Company Corporate communication function on quarterly and annual business review meetings organization works
• Prepare agenda and presentation pack, ensure internal stakeholders alignment for quarterly and annual business review meetings.

Other Secretarial services / administrative assistance:

• Organize meetings and coordinate the calendar for Chief of Staff;
• Liaison (coordination, registration and tracking of queries) between group Companies and Holding, provide administrative support for Executive Management members;
• Coordinate the meeting organization with the relevant Personal Assistants of Management;
• Coordinate with internal and external stakeholders, providing prompt and customer-focused service;
• Provide storage and archive of proper filings and records, including those of a confidential and sensitive nature;
• Provide ad-hoc management reporting when requested, prepare group presentations.

Fulfill supportive assignments on;

• Establishing/enhancing the Company’s development programs and governance processes;
• Building strategic and operational plans, roadmaps, and action plans;
• Timely tracking of the plan implementation process;
• Execute Superior’s verbal and written instructions and assignments.

Position requirements:

• Higher education in Economics or related fields;
• Business Administration (MBA is an advantage);
• 1 year experience in secretary or similar administrative roles;
• Fluent knowledge of Azerbaijani and English languages; Good knowledge of Russian will be an advantage;
• Advanced user of MS Office (in particular MS Project, MS Excel, MS Visio, and MS PowerPoint);
• Strong written and verbal communication skills;
• Strong PowerPoint and other visualization/presentation tools knowledge;
• Detailed-oriented, high organizational and planning abilities;
• High analytical skills;
• Time management skills;
• Leadership and facilitating skills;
• Knowledge and skills in administrative fields.

Our values:

• Serve customer: Customer first
• Move together: Always teamwork
• Act reliable: Dependable and transparent
• Speak-Up: Brave and challenging
• Think digital: Creative and clever

What we offer?

• Competitive compensation
• Incentives and bonuses based on performance
• Fringe benefits
• Performance-driven culture
• Diversified learning and development opportunities
• Career growth opportunity
• Hybrid work opportunity
• Unique experience of working in the most dynamic industry
• Innovative products and digitalization
• International experience
• Amazing team of highly skilled professionals
• Cross-functional collaboration
• Experience sharing

We are committed to fostering a workplace culture that respects equality, values differences, treasures inclusivity and cherishes belonging.

For other open vacancies in our company, you can visit www.azerconnect.az company page.

We invite you to participate in our anonymous survey to assess Human Resources satisfaction levels and identify areas for improvement: https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=Rkl_UklgYES-nKnLg7gYmRZvreCVuNRNkD_tuaWMSJ1UMkcxNElEMU1FQVRXVDlYNklLTUpXTEU1MC4u   

Applications will be reviewed against position requirements and only shortlisted candidates will be contacted.

İdarə: Baş Direktor Ofisi 

İş qrafiki: Həftənin 5 günü saat 09:00-dan 18:00-dək. 

Korporativ Katib olaraq Sizin vəzifə öhdəlikləriniz:

Daxili Komitələrin İdarə Edilməsi:

• Daxili Komitələrin nizamnamələrinin və təlimatlarının hazırlanmasına, nəzərdən keçirilməsinə yardım etmək;
• İcraçı Rəhbərliyin üzvləri və Komitələr üçün icraçı katiblik yardımını, dəstəyini təmin etmək; 
• “AZCN Daxili Komitələrin İdarə Edilməsi Təlimatı”na uyğunlaşdırma və proses əsasında işlənmə;
• Komitə materiallarının, təqdimatların hazırlanması, gündəliklərin tərtib edilməsi, Komitə iclaslarının təşkili və iclaslarda iştirak; 
• Protokolları və xülasələri hazırlamaq, sənədləşdirmək və saxlamaq;
• Məxfi və həssas xarakterli sənədlər də daxil olmaqla, müvafiq sənədlərin və qeydlərin saxlanılmasını və arxivləşdirilməsini təmin etmək;

Xarici Komitələrin Əlaqələndirilməsi:

• Xarici komitələrin dövri iclaslarının əlaqələndirilməsində və idarə olunmasında Korporativ Mərkəzə / Korporativ İdarəetmə Funksiyasına yardım göstərmək;
• İclas materiallarını/təqdimat paketini hazırlamaq, gündəlikləri tərtib etmək;
• Aidiyyatı daxili dairələrin  əlaqələndirilməsini və Xarici Komitə iclaslarına dəvət olunmasını təmin etmək;
• Protokolların hazırlanmasında köməklik göstərmək; 
• Komitənin giriş məlumatlarının və protokolların son versiyalarını Rəhbərliklə razılaşdırmaq;
• Yekun məlumatları daxili İdarəetmə və Korporativ Mərkəzlə paylaşmaq;
• Rəhbərliklə həftəlik toplantıları və digər əlaqədar müntəzəm toplantıları, təqdimat paketinin hazırlanmasını, yayılmasını və lazım olduqda Protokolun hazırlıqlarını təşkil etmək və idarə etmək; 
• Rüblük və illik biznes baxış toplantılarının təşkilində şirkətin Korporativ ünsiyyət funksiyasına inzibati yardım göstərmək;
• Gündəliyi və təqdimat paketini hazırlamaq, rüblük və illik biznes baxış toplantıları üçün aidiyyatı daxili tərəflərin hazırlanmasını təmin etmək;

Digər Katiblik xidmətləri / inzibati yardım:

• Aparat rəhbəri üçün toplantılar təşkil etmək və qrafiki əlaqələndirmək;
• Qrup Şirkətləri və Holdinq arasında əlaqələndirmə (sorğuların əlaqələndirilməsi, qeydiyyatı və izlənilməsi), İcraçı Rəhbərliyin üzvlərinə inzibati dəstək göstərmək ;
• Rəhbərliyin müvafiq Şəxsi Köməkçiləri ilə toplantıların təşkilini əlaqələndirmək;
• Daxili və xarici aidiyyatı tərəflərlə koordinasiya, operativ və müştəri yönümlü xidmət göstərmək;
• Məxfi və həssas xarakterli sənədlər də daxil olmaqla, müvafiq sənədlərin və qeydlərin saxlanılmasını və arxivləşdirilməsini təmin etmək ;
• Tələb olunduqda xüsusi idarəetmə hesabatının təqdim edilməsi, qrup təqdimatlarının hazırlanması; 

Aşağıdakılar üzrə köməkçi tapşırıqları yerinə yetirmək;

• Şirkətin inkişaf proqramlarının və idarəetmə proseslərinin yaradılması/təkmilləşdirilməsi;
• Strateji və əməliyyat planlarının, yol xəritələrinin, fəaliyyət planlarının qurulması;
• Planın icra edilmə prosesinin vaxtında izlənilməsi;
• Üst rəhbərin şifahi və yazılı göstəriş və tapşırıqlarının yerinə yetirilməsi.

Vəzifənin tələbləri:

• İqtisadiyyat və ya müvafiq sahələr üzrə ali təhsil;
• Biznes İdarəedilməsi (MBA üstünlükdür);
• Güclü yazılı və şifahi ünsiyyət bacarıqları ; 
• İcraçı katiblik işləri və ya oxşar inzibati rollar üzrə bir il təcrübə;
• Azərbaycan və ingilis dilləri üzrə səlis bilik; Rus dili üzrə yaxşı bilik üstünlükdür;
• MS Office proqramlarının üstün səviyyədə istifadəçisi olmaq (xüsusilə MS Project, MS Excel, MS Visio və MS Power Point);
• Powerpoint və digər vizuallaşdırma/təqdimat alətləri üzrə yüksək səviyyədə biliklər;
• Detallara diqqət yetirmək, təşkilatçılıq və planlaşdırma bacarıqları;
• Yüksək analitik bacarıqlar; 
• Vaxtın idarə edilməsi bacarıqları; 
• Liderlik və yardım bacarıqları;
• İnzibati sahədə bilik və bacarıqlar.

Bizim dəyərlərimiz:

• Müştəriyə xidmət edək: Öncə müştəri
• Birlikdə hərəkət edək: Hər zaman komanda işi
• Etibarlı davranaq: Etibarlı və şəffaf
• Fikrimizi bildirək: Cəsarətli və çağırışçı
• Rəqəmsal düşünək: Yaradıcı və yenilikçi

Biz nə təklif edirik? 

• Rəqabətli kompensasiya
• Performans əsasında həvəsləndirici və bonuslar
• Əlavə imtiyazlar
• Performansa əsaslanan mədəniyyət
• Müxtəlif təhsil və inkişaf imkanları
• Karyera inkişaf imkanı
• Hibrid iş imkanı
• Ən dinamik şirkətdə işləmənin unikal təcrübəsi
• Innovativ məhsullar və rəqəmsallaşma
• Beynəlxalq təcrübə
• Yüksək bacarığa malik peşəkar komanda
• Kross-funksional əməkdaşlıq
• Təcrübə mübadiləsi

Biz bərabərliyə hörmət edən, fərqlərə dəyər verən, inklüzivliyi qiymətləndirən və aidiyyatı dəyərləndirən iş yeri mədəniyyətini inkişaf etdirməyə sadiqik.

Şirkətimizdə mövcud digər vakansiyalarla tanış olmaq üçün www.azerconnect.az səhifəsinə keçid ala bilərsiniz.
Sizi İnsan Resursları məmnuniyyət səviyyəsini ölçmək üçün anonim sorğuda iştirak etməyə dəvət edirik: https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=Rkl_UklgYES-nKnLg7gYmRZvreCVuNRNkD_tuaWMSJ1UMkcxNElEMU1FQVRXVDlYNklLTUpXTEU1MC4u 

Müraciətlər vakansiyanın tələblərinə əsasən dəyərləndiriləcək və yalnız seçilmiş namizədlərlə əlaqə saxlanılacaqdır.