Finance & Administration Officer

About the Company and the Position

• A small company is looking for a Finance & Administration Officer to work directly with the Director in the company’s office.
• The position combines finance, accounting, and administrative responsibilities. As the office team is small, we are looking for a responsible, well-organized, and self-motivated professional who can independently manage day-to-day financial and administrative processes and communicate effectively with the Director. Only female candidates will be considered for this position, as the role involves working within a female team.

Key Responsibilities

Finance and Accounting

• Enter primary accounting and financial documents into the ERP system.
• Record purchases, sales, expenses, payments, and other business transactions in the system.
• Check the completeness and accuracy of supporting documents and data entered into the ERP system.
• Mühasibat uçotunu aparan outsorsinq şirkəti ilə işi koordinasiya etmək və tələb olunan sənədləri və məlumatları təqdim etmək
• Prepare financial information and reports for the Director.

Payroll and Payments

• Ensure the accurate and timely processing and payment of salaries.
• Prepare payment instructions and monitor their execution after approval by the Director.
• Monitor bank transactions and the company’s ongoing financial obligations.

Budgeting and Expense Control

• Participate in the preparation of the annual budget.
• Collect information on planned and expected expenses.
• Conduct a monthly analysis of Actual vs. Budget expenses.
• Prepare brief financial reports and comments for the Director.
• Monitor expenses in accordance with the approved budget.

Administrative Responsibilities

• Provide administrative and organizational support to the Director.
• Communicate with banks, suppliers, government authorities, and other external organizations.
• Monitor office purchases and administrative expenses.
• Maintain and organize company documents.
• Collect and review supporting documents.
• Monitor and record expenses.
• Ensure timely recording of relevant transactions in the ERP system.
• Reconcile actual expenses against the approved budget.

Requirements

• University degree in Finance, Accounting, Economics, Business Administration, or a related field.
• At least 3 years of relevant experience in finance, accounting, administration, or a similar position.
• Practical experience with an ERP system is a strong advantage.
• Good knowledge of MS Excel.
• Good command of Azerbaijani and English.
• Understanding of basic accounting principles and financial controls.
• Experience with bank payments and payroll processing.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Responsible and accurate when handling financial documents.
• Ability to work independently, organize tasks, and set priorities.
• Good communication skills.
• Willingness to handle both financial and administrative responsibilities.

Personal Qualities

We are looking for someone who:

• can work independently without constant supervision;
• is attentive to numbers and documents;
• takes ownership of tasks and ensures they are completed;
• can manage several areas of responsibility simultaneously;
• can communicate professionally and effectively with the Director and production staff;
• is flexible and willing to go beyond narrowly defined job responsibilities when necessary to help resolve day-to-day company matters.

Interested candidates can send their CV to the e-mail address in the Apply for job button.

Maliyyə və inzibati məsələlər üzrə mütəxəssis

Şirkət və vəzifə haqqında

Kiçik şirkət direktorla birbaşa işləmək üçün Maliyyə və inzibati məsələlər üzrə mütəxəssis axtarır. Bu vəzifə maliyyə, mühasibat uçotu və inzibati funksiyaların birgə həyata keçirilməsini nəzərdə tutur. Ofis əməkdaşlarının sayı az olduğundan, şirkətə məsuliyyətli, təşkilatçılıq qabiliyyətinə malik və müstəqil işləyə bilən əməkdaş tələb olunur. Namizəd gündəlik maliyyə və inzibati prosesləri müstəqil şəkildə həyata keçirməli və direktorla operativ şəkildə işləyə bilməlidir. Bu vəzifə üzrə yalnız qadın namizədlərə baxılacaq, çünki vəzifə qadın kollektivində işləməyi nəzərdə tutur.

Əsas vəzifə və öhdəliklər

Maliyyə və mühasibat uçotu

• İlkin mühasibat və maliyyə sənədlərinin ERP sisteminə daxil edilməsi.
• Satınalma, satış, xərclər, ödənişlər və digər təsərrüfat əməliyyatlarının ERP sistemində əks etdirilməsi.
• İlkin sənədlərin və ERP sistemindəki məlumatların tamlığının və düzgünlüyünün yoxlanılması.
•  Mühasibat uçotunu aparan outsorsinq şirkəti ilə işi koordinasiya etmək və tələb olunan sənədləri və məlumatları təqdim etmək
• Direktor üçün maliyyə məlumatlarının və hesabatların hazırlanması.

Əməkhaqqı və ödənişlər

• Əməkhaqqının hesablanması və vaxtında ödənilməsi prosesinin təmin edilməsi.
• Ödənişlərin hazırlanması və direktor tərəfindən təsdiq edildikdən sonra həyata keçirilməsinə nəzarət.
• Bank əməliyyatlarına və şirkətin cari pul öhdəliklərinə nəzarət.

Büdcələşdirmə və xərclərə nəzarət

• İllik büdcənin hazırlanmasında iştirak.
• Planlaşdırılan xərclər barədə məlumatların toplanması.
• Faktiki xərclərin büdcə ilə aylıq müqayisəsinin aparılması (Actual vs Budget).
• Direktor üçün qısa maliyyə hesabatlarının və müvafiq şərhlərin hazırlanması.
• Xərclərin təsdiq edilmiş büdcəyə uyğunluğuna nəzarət.

İnzibati və təşkilati vəzifələr

• Direktorun inzibati və təşkilati məsələlər üzrə dəstəklənməsi.
• Banklar, təchizatçılar, dövlət orqanları və digər xarici təşkilatlarla qarşılıqlı əlaqələrin həyata keçirilməsi.
• Ofis alışlarına və inzibati xərclərə nəzarət.
• Sənədlərin aparılması və sistemləşdirilməsi.

Əlavə vəzifələr

• İlkin sənədlərin toplanması və yoxlanılması.
• Xərclərin uçotu və onlara nəzarət.
• Müvafiq əməliyyatların ERP sistemində vaxtında əks etdirilməsi.
• Faktiki xərclərin büdcə ilə müqayisəsinin aparılması.

Namizədə tələblər

• Maliyyə, mühasibat uçotu, iqtisadiyyat və ya idarəetmə sahəsində ali təhsil.
• Maliyyə, mühasibatlıq, inzibati idarəetmə və ya analoji vəzifədə ən azı 3 il iş təcrübəsi.
• ERP sistemi ilə praktiki iş təcrübəsi üstünlük hesab olunur.
• MS Excel proqramını yaxşı səviyyədə bilmək.
• Azərbaycan və ingilis dillərini bilmək.
• Mühasibat uçotunun və maliyyə nəzarətinin əsas prinsiplərini başa düşmək.
• Bank ödənişləri və əməkhaqqı ilə bağlı iş təcrübəsi.
• Yaxşı təşkilatçılıq bacarığı və detallara diqqət.
• Maliyyə sənədləri ilə işləyərkən məsuliyyətli və dəqiq olmaq.
• İşini müstəqil şəkildə təşkil etmək və prioritetləri düzgün müəyyənləşdirmək bacarığı.
• Yaxşı ünsiyyət bacarıqları.
• Həm maliyyə, həm də inzibati xarakterli tapşırıqları yerinə yetirməyə hazır olmaq.

Şəxsi keyfiyyətlər

Biz aşağıdakı xüsusiyyətlərə malik əməkdaş axtarırıq:

• Daimi nəzarət olmadan müstəqil işləməyi bacarmalıdır;
• Rəqəmlərə və sənədlərə diqqətli olmalıdır;
• Tapşırıqları sona çatdırmağı bacarmalıdır;
• Eyni zamanda bir neçə istiqamət üzrə işləyə bilməlidir;
• Direktor və digər əməkdaşlarla düzgün və peşəkar ünsiyyət qurmağı bacarmalıdır;
• Yalnız öz vəzifə çərçivəsi ilə məhdudlaşmamalı və zərurət yarandıqda şirkətin cari məsələlərinin həllində dəstək göstərməyə hazır olmalıdır.

Maraqlanan namizədlər öz CV-lərini Müraciət et düyməsində qeyd olunan elektron poçt ünvanına göndərə bilərlər.