Job purpose Facility Operational Support Specialist ensures the smooth operation of all facility systems and services by managing maintenance requests, coordinating with contractors, maintaining accurate technical and administrative documentation, and supporting cross-departmental facility management activities. This role enables efficient, safe, and compliant operations across multiple sites while providing timely support to the Facilities Management team and stakeholders.

Responsibilities 

Ticket & Contractor Management

• Receive, register, and monitor all maintenance tickets, including electrical, mechanical, HVAC, refrigeration, plumbing, ventilation, lifts, travelators, and cargo lifts.
• Track Service Level Agreements (SLAs) for city and regional sites.
• Maintain comprehensive records of completed works for all contractors in Excel or other FM systems.
• Verify accuracy of reports from supervisors, engineers, and technicians.
• Ensure proper closure of tickets in the FM software (e.g., Fiix).

Equipment Documentation Management

• Maintain complete documentation for lifts, travelators, and cargo lifts, including test protocols, acts, reports, and contracts.
• Archive documents electronically and physically.
• Prepare monthly reports on accidents, defects, and completed works.
• Monitor service company performance and ensure compliance.
• Prepare data and reports for CPO, HSE, and Finance teams.

Minimum Stock & Procurement Control

• Maintain a list of critically necessary spare parts and items (MIN-STOCK LIST).
• Track procurement status with the Procurement team.
• Initiate creation of purchase orders for required items.

Technical Service & Vehicle Support

• Monitor fines and maintenance schedules for FM department vehicles.
• Prepare monthly reports on vehicle usage and service.
• Verify invoices and service acts related to transport maintenance.

Administrative Support

• Coordinate FM activities with Operations, Procurement, Finance, IT/TSS, Security, HSE, and Construction.
• Prepare weekly and monthly reports, presentations, and visual files for management.
• Maintain department holiday schedules, day-off, sick leave, and business trip records.
• Generate monthly HR reports on employee presence and absence.

Technical & Software Support

• Create and monitor IT/TSS tickets related to facility management.
• Participate in FM software development: gather requirements, test updates, and verify implementation.
• Ensure adherence to execution deadlines for technical requests.

Requirements

• Bachelor’s degree in Economics, Engineering, or related field preferred.
• 1 year of experience in facility operations, technical support, or maintenance coordination.
• Strong organizational and administrative skills.
• MS Excel and reporting tools.
• Excellent communication and coordination skills across departments and vendors.
• Attention to detail and ability to maintain accurate documentation.
• Ability to manage multiple tasks and deadlines efficiently.
• Interaction with contractors, suppliers, and internal teams across locations.
• Fluent Knowledge of Russian language, English language is desirable

How to apply:

Interested candidates can apply by sending their CV with the subject “Facility Operational Support Specialist” to the e-mail address in the Apply for job button. Please note that only shortlisted candidates will be contacted for the next stage of the recruitment process.

Vəzifənin məqsədi - İstismar xidmətlərinin əməliyyat dəstəyi üzrə mütəxəssisi texniki və inzibati sənədlərin idarə olunması, texniki xidmət sorğularının qəbul və koordinasiyası, podratçılarla iş və departamentlərarası fəaliyyətlərin dəstəklənməsi vasitəsilə bütün istismar xidmətlərinin fasiləsiz işləməsini təmin edir. Bu rol bir neçə məntəqədə təhlükəsiz, səmərəli və tələblərə uyğun fəaliyyətə şərait yaradır və İstismar komandasına və tərəfdaşlara vaxtında dəstək göstərir.

Öhdəliklər

Sorğu və Podratçıların İdarə Edilməsi

• Elektrik, mexaniki, İHS, soyuducu, santexnika, havalandırma, liftlər, travellatorlar və yük liftləri daxil olmaqla bütün texniki xidmət sorğularını qəbul etmək, qeydiyyata almaq və izləmək.
• Şəhər və region obyektləri üçün ın Xidmət Səviyyəsi Razılaşmalarının izlənilməsi.
• Excel və ya digər istismar sistemlərində bütün podratçıların tamamladığı işlər üzrə tam məlumat bazasının aparılması.
• Nəzarətçilər, mühəndislər və texniklər tərəfindən təqdim olunan hesabatların düzgünlüyünü yoxlamaq.
• İstismar proqram təminatında (məs., Fiix) sorğuların düzgün bağlanmasını təmin etmək.

Avadanlıq Sənədlərinin İdarə Edilməsi

• Liftlər, mexaniki nəqliyyat vasitəsi (travellator) və yük liftləri üzrə test protokolları, aktlar, hesabatlar və müqavilələr daxil olmaqla bütün sənədlərin tam şəkildə saxlanılması.
• Sənədlərin elektron və fiziki arxivləşdirilməsi.
• Qəza, nasazlıq və görülmüş işlər üzrə aylıq hesabatların hazırlanması.
• Xidmət göstərən şirkətlərin fəaliyyətinə nəzarət olunması və uyğunluğun təmin edilməsi.
• Əməliyyat deprtamentinin baş direktoru, SƏTƏM və Maliyyə komandaları üçün məlumat və hesabatların hazırlanması.

Minimal Ehtiyat və Satınalma Nəzarəti

• Kritik ehtiyac duyulan ehtiyat hissələri və materialların siyahısının (MIN-STOCK LIST) saxlanılması.
• Satınalma komandası ilə birlikdə satınalma statusunun izlənməsi.
• Tələb olunan materiallar üçün satınalma sifarişlərinin (PO) yaradılmasına təşəbbüs göstərmək.

Texniki Xidmət və Nəqliyyat Dəstəyi

• İstismar şöbəsinə məxsus nəqliyyat vasitələrinin cərimələri və texniki xidmət qrafiklərinin izlənməsi.
• Avtomobillərin istifadəsi və xidmətinə dair aylıq hesabatların hazırlanması.
• Nəqliyyat xidmətləri ilə bağlı hesab-fakturalar və xidmət aktlarının yoxlanılması.

İnzibati Dəstək

• İstismar fəaliyyətlərinin Əməliyyatlar, Satınalma, Maliyyə, IT/TSS, Təhlükəsizlik, SƏTƏM və Tikinti şöbələri ilə koordinasiyası.
• Həftəlik və aylıq hesabatlar, təqdimatlar və vizual faylların hazırlanması.
• İstismar şöbəsi üzrə məzuniyyət qrafikləri, istirahət günləri, xəstəlik və ezamiyyət qeydlərinin aparılması.
• İşçi davamiyyəti üzrə aylıq İR hesabatlarının hazırlanması.

Texniki və Proqram Təminatı Dəstəyi

• Obyektlərin idarə olunması ilə bağlı IT/TSS sorğuların yaradılması və izlənməsi.
• İstismar proqram təminatının inkişafında iştirak: tələblərin toplanması, yeniləmələrin test edilməsi və tətbiqin yoxlanılması.
• Texniki sorğular üzrə icra müddətlərinə riayət olunmasının təmin edilməsi.

Tələblər

• İqtisad, mühəndislik və ya oxşar sahə üzrə bakalavr təhsili arzuolunandır.
• Obyektlərin idarə edilməsi, texniki dəstək və ya texniki xidmət koordinasiyası üzrə minimum 1 il təcrübə.
• Güclü təşkilati və inzibati bacarıqlar.
• MS Excel və hesabat hazırlama bacarığı.
• Departamentlər və podratçılarla effektiv ünsiyyət və koordinasiya bacarığı.
• Detallara diqqət və dəqiq sənədləşmə aparmaq bacarığı.
• Bir neçə tapşırığı paralel idarə etmək və vaxtında icra bacarığı.
• Podratçılar, təchizatçılar və müxtəlif lokasiyalardakı daxili komanda ilə iş təcrübəsi.
• Rus dili biliyi tələb olunur, ingilis dili arzuolunandır.

Müraciət qaydası:

Maraqlanan namizədlər öz CV-lərini “Facility Operational Support Specialist” mövzusu ilə Müraciət Et düyməsində göstərilən elektron poçt ünvanına göndərə bilərlər. Yalnız seçilmiş namizədlərlə növbəti mərhələ üçün əlaqə saxlanılacaq.