Şöbə/Bölüm /Group - Division/Unit/Group

• SƏTƏMM və Keyfiyyət şöbəsi

İşin məqsədi (Bir və ya iki cümlə ilə  işin mövcüdluğunu/vacibliyini əsaslandırın)
Job purpose (Summarize in one or two sentences the reason why the job exists)

• Şirkətin İnteqrasiya Olunmuş İdarəetmə Sistemində sənəd idarəetmə fəaliyyətlərinin həyata keçirilməsini dəstəkləmək, inteqrasiya olunmuş idarəetmə sistemi sənədlərinin idarə olunmasında əsas əlaqə nöqtəsi olmaq və OpenText sənəd idarəetmə sisteminin əsas istifadəçisi kimi fəaliyyət göstərmək.
• Support the execution of document control activities within the Company’s Integrated Management System; act as the focal point for managing integrated management system documents, and serve as the primary user of the OpenText document management system.

Əsas Öhdəliklərinin Meyarları (5-8 cümlə ilə bu vəzifənin əsas öhdəliklərini qeyd edin. Burada nəyə nail olunacaq qeyd olunmalidir, necə nail olunacaq deyil)
Key Accountabilities (Describe the main areas in which this role must get end results, typically 5 - 8. These should state WHAT has to be achieved and not how you achieve results)

• ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 və digər standartlara uyğun sənəd idarəetmə proseslərini təmin etmək.
• İnteqrasiya olunmuş idarəetmə sistemi sənədlərinin şirkətin “Sənədləşdirilmiş Məlumatların İdarə Edilməsi Proseduru”na uyğun olaraq OpenText sistemi vasitəsilə idarə olunması təmin etmək
• Sənədlərə unikal identifikasiya nömrəsi təyin etmək, həmçinin reviziya nömrəsi və buraxılış tarixinə nəzarət etmək.
• Baş sənəd siyahısını daimi olaraq yeniləmək və aktuallığını təmin etmək.
• Departamentlərdən gələn sənədləri yoxlamaq, onların uyğun formatda olmasını təmin etmək və lazım gəldikdə sənədləri redaktə etmək.
• Sənədlərin OpenText sisteminə yüklənməsi və təsdiq üçün müvafiq şəxslərə göndərilməsi.
• OpenText sistemində təsdiqə göndərilmiş sənədlərin statusunun izlənilməsi və nəzarətinin təmin edilməsi.
• Təsdiqlənmiş sənədlərin OpenText sistemində ümumi istifadəyə açıq qovluqda paylaşılmasını təmin etmək.
• Xarici mənşəli sənədlərin qeydiyyatının aparılması və OpenText sisteminə yüklənməsi.
• Bütün sənədlərin düzəliş edilə bilən versiyalarının və nüsxələrinin şirkətin ümumi server qovluğunda saxlanmasının təmin edilməsi.
• Köhnəlmiş sənədlərin dövriyyədən çıxarılması və müvafiq qaydada arxivləşdirilməsi.
• OpenText sistemindən istifadə ilə bağlı problemlərin həll edilməsi və zərurət yarandıqda əməkdaşlara sistemin istifadəsi ilə bağlı təlimin keçirilməsi.
• OpenText sistemində sənədlərin effektiv idarə olunmasını təmin etmək məqsədilə zəruri funksiyaların (məsələn, avtomatik nömrələmə, yeni versiyanın yüklənməsi, köhnə sənədlərin deaktiv edilməsi və s.) aktivləşdirilməsi üçün SAP dəstək komandası ilə əməkdaşlıq etmək.
• Keyfiyyətin təmin olunması üzrə (KT) mütəxəssisdən alınan məlumatlar əsasında sənədlərin hazırlanması və tərtib olunması.
• Formatlanmış sənədlərin OpenText-ə yüklənmədən əvvəl KT mütəxəssisi tərəfindən keyfiyyət tələblərinin yoxlanılması üçün göndərilməsi.
• Təqdimatlar, yazışmaların hazırlanması və ehtiyac yarandıqda digər kargüzarlıq/inzibati vəzifələrin yerinə yetirilməsi
• Ensure document management processes are in compliance with ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, and other applicable standards.
• Manage integrated management system documents through the OpenText system in accordance with the company's “Documented Information Management Procedure.”
• Assign unique document numbers to documents and control revision numbers and issue dates.
• Continuously update and maintain the master document list to ensure its accuracy.
• Review documents received from departments, ensure they conform to the required format, and edit them if necessary.
• Upload documents into the OpenText system and submit them to relevant personnel for approval.
• Monitor and control the status of documents sent for approval within the OpenText system.
• Ensure approved documents are shared in the publicly accessible folder within the OpenText system.
• Register externally originated documents and upload them to the OpenText system.
• Ensure that editable versions and copies of all documents are kept in the company’s shared server folder.
• Remove obsolete documents from circulation and archive them properly.
• Resolve issues related to the use of the OpenText system and provide training to employees on system usage when necessary.
• Collaborate with the SAP support team to enable necessary functions (such as automatic numbering, uploading new versions, deactivating obsolete documents, etc.) to optimize document management within OpenText.
• Prepare and organize documents based on information provided by the Quality Assurance (QA) specialist.
• Submit formatted documents to the QA specialist for review of quality requirements prior to uploading to the OpenText system.
• Preparation of presentations, correspondence, and performance of other clerical/administrative duties as required.

Bu iş üzrə tələb edilən Praktiki bacarıqlar/Biliklər və Təcrübə 
Skills/Knowledge and Experience required on the job

• Ali təhsil
• Sənəd idarəetməsi və ya oxşar sahədə əvvəlki iş təcrübəsi
• MS Office proqramlarında (Word, Excel,PowerPoint,Visio, Outlook) səriştə
• Effektiv şifahi və yazılı ünsiyyət bacarıqları
• Öhdəlikləri diqqət və məsuliyyətlə yerinə yetirmək.
• Keyfiyyət idarəetmə sistemi (Intelex QMS, Q-Pulse və s.) üçün nəzərdə tutulmuş proqram təminatlarında işləmə bacarığı və təcrübə
• High school diploma
• Previous experience in Document Control or a similar field.
• Proficiency in MS Office applications (Word, Excel, Visio, Outlook). 
• Good communication skills, both verbal and written
• Perform duties with responsibility and attention to detail.
• Experience and competence in working with quality management system software (such as Intelex QMS, Q-Pulse, etc.).

Maraqlanan namizədlər öz CV-lərini Müraciət et düyməsində qeyd olunan elektron poçt ünvanına göndərə bilərlər.

Interested candidates can send their CV to the e-mail address in the Apply for job button.